Software de
gestión documental

Ziba, como empresa dedicada a la implementación de procesos de gestión documental se dio a la tarea de buscar las mejores practicas en materia de gestores documentales (software); este con el fin de poder facilitar a las empresas que quieren alinear sus procesos de gestión bajo el concepto de transformación digital.

Es por ello que mirando las estructuras y conceptos fundamentales de los lineamientos por parte del AGN para la implementación de procesos de gestión documental soportados en una herramienta que cumpla con todas las características idóneas tocamos la base de un gestor que no solo facilita la regulación, sino que encaja en las figuras organizacionales de los diferentes sectores empresariales sea público o privado.
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ZIBA es hoy promotor de un producto nacional que impacta al sector público y toca a la puerta del privado. ORFEO

ORFEO

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En este sentido OrfeoGPL es una herramienta de gestión documental y de procesos, que permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad.

  • Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de Documentos, sino que además es un sistema de gestión de los procesos de la Empresa o Entidad.
  • Orfeo ofrece además la incorporación de los procesos propios de las organizaciones priorizando su gestión y control y facilitando si se requiere la certificación de la calidad de los mismos.Dentro de sus principales características:
  • Interfaz gráfica web amigable e intuitiva.
  • Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que genera imágenes de los documentos físicos en formato PDF/A o los recomendados por la ISO 19005 (Compatible con sistemas operativos Linux y OSX).
  • Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, resoluciones, memorandos etc).
  • Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en expedientes, Tipificar el documento (a partir de Tablas de Retención)
  • Ágiles búsquedas de documentos y expedientes (por fechas, usuarios, tipos de documentos, etc.).
  • Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación y su parametrización para otros modelos.
  • Generación de reportes de gestión.
  • Recepción automática de documentos para radicación vía fax.
  • Envíos, físicos con módulos para correos o couriers o vía fax/email
  • Gestión de Archivos
  • Flujos Documentales (WorkFlow)
En su última versión encontramos diferentes características las cuales se alinean a lo que hoy las empresas buscan para facilitar la automatización y transformación de sus procesos como lo son:
  • Búsqueda de texto en documentos PDF anexos.
  • Radicación vía mail.
  • Look and feel nuevo y optimizado.
  • Optimización del menú de funciones.
  • Longitud variable de dependencias (3, 4 o 5 dígitos)
  • Módulo de radicación de PQRs.
  • Reducción de pasos al radicar.
  • Tablas exportables a XLS y DOC
  • Radicación masiva.
La gran mayoría de estos cambios fueron realizados por los pioneros del sistema en el año 2012 en el Ministerio de Salud de Colombia. Su publicación amparada bajo licencia GPL fue para todo el público, empresas, comunidades y entidades del estado.
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En su última versión encontramos diferentes características las cuales se alinean a lo que hoy las empresas buscan para facilitar la automatización y transformación de sus procesos como lo son:
  • Búsqueda de texto en documentos PDF anexos.
  • Radicación vía mail.
  • Look and feel nuevo y optimizado.
  • Optimización del menú de funciones.
  • Longitud variable de dependencias (3, 4 o 5 dígitos)
  • Módulo de radicación de PQRs.
  • Reducción de pasos al radicar.
  • Tablas exportables a XLS y DOC
  • Radicación masiva.
La gran mayoría de estos cambios fueron realizados por los pioneros del sistema en el año 2012 en el Ministerio de Salud de Colombia. Su publicación amparada bajo licencia GPL fue para todo el público, empresas, comunidades y entidades del estado.

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