¿Sabías que un software de gestión documental puede facilitar todo lo relacionado al manejo de la información de tu empresa, garantizando seguridad y optimización? Si quieres conocer la razón, te invitamos a seguir leyendo.
La gestión documental permite la correcta administración y control de la información;
Sin embargo, es un proceso que requiere de tiempo y precisión, por lo que el apoyo electrónico representa un cambio positivo digno de revisar, en especial cuando se trata de mejorar los tiempos de respuesta a los requerimientos documentales que tenga la organización y la efectividad de estos.
Para empezar, un software de gestión documental es una herramienta que permite a las empresas y a los diferentes usuarios, el tener un control real sobre el proceso de administración de información digital, ya que está diseñado para optimizar la administración de los archivos existentes y de los documentos producidos y recibidos por la empresa.
En sí, un software de gestión se adapta a los diferentes aspectos empresariales y su desarrollo documental, con el fin de automatizar parte de los procesos adelantados en la gestión, lo que garantiza mayor seguridad, control, acceso y protección de la información.
¿Por qué es importante su uso?
Como lo hemos mencionado al inicio, el software es un sistema de organización y almacenamiento de documentos de importancia como lo son las facturas, documentos contables, contratos, soportes y demás. Esto posiciona al software como una herramienta que facilita el tratamiento documental otorgando, además, garantías para su protección.
Para la generación de información, así como para la gestión documental, se utilizan muchos recursos. Por eso es necesario detenernos a estudiar y mejorar la estructuración de su almacenamiento. Veamos:
A pesar de que la tecnología avanza a pasos agigantados y la información digital crece de manera exponencial, hay información en papel que siempre seguirá existiendo. Aquellos archivos con papeles firmados y documentos sellados. Esta es documentación necesaria, irremplazable que acompaña registros mayores llevados por otros medios y que necesita ser cuidada y preservada para el correcto funcionamiento de nuestro negocio.
Cuáles son los usos y puntos claves de un software en la gestión documental
- Preservar la información valiosa para prevenir que caiga en manos equivocadas, aplicando la encriptación de datos con una contraseña que posea exclusivamente el equipo de trabajo.
- Tener un control de las comunicaciones que llegan y salen de la organización.
- La rápida recuperación de los datos evitando la pérdida de tiempo. Para ello se realizan clasificaciones por categorías o subcategorías.
- El ahorro en materiales tangibles y no tangibles, como papelería, envíos y recursos humanos.
- Se puede acceder a un documento desde cualquier departamento o desde otra institución conectada directa o indirectamente, creando carpetas compartidas.
- Permite definir permisos de acceso a datos y disponer de un mayor control sobre los cambios.
- Recuperar archivos mediante la indexación de metadatos realizando búsquedas personalizadas.
- Imprimir documentos y facturas para facilitárselas al cliente o archivarlas físicamente si es necesario.
- Utilizar métodos de difusión digital como el correo electrónico, la página web, FTP y fax. Su finalidad última es mantener una comunicación directa, atender solicitudes y fidelizar a los clientes de tu empresa. También, alimentar el compromiso de los trabajadores de la compañía.
- Manejo de flujos documentales, de tal manera que haya un responsable, unas actividades y unos tiempos de respuesta establecidos, para dar gestión a los procesos y/o requerimientos que se den a través de los documentos.
- Permite llevar un inventario detallado del archivo físico de las organizaciones, teniendo conocimiento de que documentos existen y en donde están ubicados.
- Tener un acercamiento entre la empresa, clientes, proveedores y público en general.
En sí, el uso de un software de gestión documental garantiza un manejo acorde de la información, amplia el control, la seguridad y la accesibilidad. De igual modo permite automatizar tareas manuales, lo que significa ahorro de tiempo y recursos. Por lo anterior, la implementación de una Solución de Gestión Documental podría llevar a tu empresa por el camino de la optimización y el desarrollo, permitiendo que las tareas se cumplan a cabalidad y sin errores de gravedad.