Puntos a tener en cuenta al momento de almacenar tus documentos
Hay una verdad innegable y es que tu empresa o compañía, más cuando es una en crecimiento continuo genera muchísima información día a día. Por ello, es fundamental que esta sea correctamente archivada y guardada para que puedas tener un adecuado acceso en forma y tiempo, pues la información es utilizada con diferentes fines y es parte de un sistema de búsqueda mayor que debe cumplir con determinados tiempos de trabajo, consulta y acceso. Ahora bien, el correcto manejo de esa información afecta positivamente a diferentes actividades de tu empresa, por ello te cuestionamos con la siguiente pregunta: ¿has pensado en la importancia de almacenar tu información de manera ágil siendo productivo y asertivo? Por lo anterior queremos explicarte los puntos a tener en cuenta en el proceso de almacenamiento documental.
¡Ten en cuenta lo siguiente!
La importancia de almacenar información
A pesar de los tiempos digitales que corren, son muchas las empresas que siguen manteniendo, y de manera creciente, el almacenamiento de documentos físicos sin un control o planeación. Hay que destacar que los documentos, una vez creados, se consultan, se envían, se buscan para realizar corroboraciones, seguimientos o consultas. Ante este panorama se ha expandido la necesidad de contar con una estrategia de archivo que garantice un proceso eficiente y que permita sin complicaciones responder a las preguntas y solicitudes de socios, clientes, autoridades e incluso de los mismos empleados.
Para la generación de información, así como para la gestión documental, se utilizan muchos recursos. Por eso es necesario detenernos a estudiar y mejorar la estructuración de su almacenamiento. Veamos:
A pesar de que la tecnología avanza a pasos agigantados y la información digital crece de manera exponencial, hay información en papel que siempre seguirá existiendo. Aquellos archivos con papeles firmados y documentos sellados. Esta es documentación necesaria, irremplazable que acompaña registros mayores llevados por otros medios y que necesita ser cuidada y preservada para el correcto funcionamiento de nuestro negocio.
Para lograr dicho propósito es necesario mantener un orden de la información, ya que no solo nos permite encontrar archivos rápidamente, sino que también nos da la oportunidad de mejorar los flujos internos de trabajo
¿Cómo llevar a cabo el almacenamiento de archivos?
Un factor importante a la hora de archivar físicamente la información es el orden. La forma en que ordenamos la información nos hace ahorrar tiempo, energía y dinero. Por ello, ordenar los archivos numérica o alfabéticamente es fundamental para encontrar rápidamente los documentos que necesitamos. De nada sirve tener un sistema de ordenamiento generado con altos niveles de complejidad si no preestablecemos este orden como prioritario, lo que nos llevaría a tardamos horas en encontrar la información que debería ser localizada prácticamente de forma inmediata.
Este ordenamiento te traerá la necesidad del uso de carpetas y separadores correctamente rotulados. Podrá ser ubicado correctamente dentro del sistema y no solo te dará una imagen de bienestar. Recuerda, nombres a la vista, rotulaciones prolijas y la diferenciación por colores harán que la información a guardar sea fácilmente ubicada. Finalmente, los archivadores en sí mismos también deben ser enumerados para su correcto almacenamiento.
Las buenas prácticas a la hora de ordenar la información están basadas en la clasificación, la relevancia y el orden. Con estos tres puntos, no solo estarás encontrando la información de la forma más rápida posible, si no que transmitirás esa sensación de confianza y credibilidad tan buscada por empresas y personas.
Con la documentación correctamente ordenada, cumples con las expectativas de socios y clientes, logrando responder consultas en cuestión de segundos, ahorrando tiempo y dinero, transmitiendo seguridad y generando una sensación de confianza necesaria para que tu empresa o negocio, y por supuesto tu vida, funcionen con mayor libertad.